En tant que chirurgien-dentiste, la gestion de votre cabinet dentaire fait partie des enjeux incontournables de votre activité. Parmi les différentes problématiques auxquelles vous êtes confronté au quotidien, celle de la productivité vous concerne certainement.
Comment travailler plus vite sans perdre en qualité ? De quelle façon s’organiser pour rentabiliser les journées au maximum ? Ces interrogations n’ont jamais été aussi pertinentes qu’aujourd’hui : dans un contexte actuel incertain dicté par l’évolution de la pandémie de Covid-19 (aération des locaux, nettoyage accru et donc moins de rendez-vous), un pilotage efficace est primordial pour garantir la pérennité de votre entreprise.
Dans cet article, découvrez nos conseils et pistes de réflexion pour optimiser la gestion de votre cabinet dentaire.
Revoir l’organisation pour améliorer la gestion de votre cabinet
Réfléchir au “travail à quatre mains”
La méthode du travail à quatre mains consiste pour un praticien et son assistant(e) à travailler en “symbiose” durant les consultations. L’objectif ? Une meilleure efficacité des soins et un plus grand confort pour les patients.
Concrètement, le travail à quatre mains fonctionne de la manière suivante : le praticien reste concentré sur ses patients, tandis que l’assistant(e) se charge de lui transmettre les instruments dont il a besoin sur demande. Si vous décidez de franchir le pas, il est en revanche recommandé de réaliser quelques entraînements “à blanc” avec votre assistante pour vous familiariser avec le fonctionnement de la méthode. Une fois cette technique maîtrisée, vous devriez gagner en productivité à chaque consultation.
Gestion de cabinet dentaire : Repenser votre agenda
Une meilleure gestion de votre planning peut aussi vous faire gagner un temps précieux.
Voici donc quelques éléments pour alimenter votre réflexion sur le sujet :
- Prenez un moment pour réfléchir aux différents types de consultations : courtes ou longues ? Nouveaux patients ou clients récurrents ? Complexité du soin proposé ? Une fois que vous êtes parvenu à une liste vous paraissant exhaustive, posez-vous la question de savoir à quel moment de la journée vous préférez traiter ces différents cas.De plus, bien des praticiens ont tendance à se retrouver débordés par manque d’organisation, et finissent par découper un acte unique en plusieurs consultations courtes pour parvenir à le faire rentrer dans leur agenda. Si vous souhaitez éviter cet écueil, mettez à plat l’intégralité de vos rendez-vous et essayez de regrouper celles qui peuvent l’être afin de vous rapprocher d’un mode opératoire basé sur des rendez-vous longs, les seuls à pouvoir conjointement accroître votre productivité ET la qualité de vos prestations.
- Si vous avez des difficultés à respecter les horaires alors que votre agenda vous semble bien organisé, il est possible que vous ayez sous-estimé le temps nécessaire à la préparation de votre espace de travail avec votre assistante entre les séances. N’hésitez pas à la/le solliciter pour faire le point.
Envisager la mutualisation
Dans certaines situations, l’union fait la force ! Il se peut que vous soyez sollicité pour des soins pour lesquels vous n’êtes pas formé, ou que malgré votre bonne organisation vous n’ayez plus de place dans votre emploi du temps.
En regroupant votre activité avec un ou plusieurs confrères, vous allez réaliser des économies (locaux, secrétaire…) tout en disposant d’un plus vaste panel de compétences. Cette segmentation des consultations vous garantit plus de marge de manœuvre dans votre agenda et vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier et donc d’être plus productif au quotidien.
Moderniser votre équipement
Mettre en place des bacs et cassettes
Ce second point peut paraître simpliste, mais revêt pourtant une importance capitale au niveau de votre flux de travail. L’installation de bacs et cassettes doit vous permettre de conserver à portée de main l’ensemble du matériel nécessaire au bon déroulement des consultations du jour, à l’aide de deux types de boîtes distincts pouvant librement circuler autour des patients :
- Le “bac” sert à ranger les outils non stérilisables. Il est le plus souvent conçu en aluminium ou en plastique.
- La “cassette” permet quant à elle de regrouper l’ensemble des instruments stérilisables, et est généralement réalisée en inox.
Grâce à cet équipement , vous obtiendrez une meilleure ergonomie du poste de travail (limitation des Troubles Musculo-Squelettiques ), gagnerez en concentration (chaque outil à sa place, moins d’instruments égarés ou perdus et diminution du risque de perte) et en rentabilité (les quelques minutes gagnées par consultation se transforment vite en heures à la fin de la semaine !).
S’équiper d’un outil de gestion adapté
À l’ère du numérique, les outils de gestion du cabinet dentaire sont un levier majeur de l’accroissement de la productivité. Suivi des patients, gestion administrative, envoi par e-mail des devis ou ordonnances, agenda dynamique ou encore sécurisation des données, les avantages de telles solutions sont nombreux.
Une question revient pourtant régulièrement : celle de leur simplicité d’utilisation. Cette crainte est parfaitement légitime : une solution non adaptée et trop complexe peut tout à fait faire perdre plus de temps qu’en gagner.
C’est pour cela qu’il est plus avisé de vous orienter vers un outil spécialement conçu pour les dentistes. Privilégiez un prestataire avec une vraie connaissance de votre métier, capable de vous proposer un logiciel répondant à vos besoins. Soyez également attentif à l’accompagnement proposé, et rapprochez-vous des éditeurs proposant des formations complètes ainsi qu’un support client. De cette façon, vous pourrez immédiatement tirer le maximum de votre outil, et aurez toujours un interlocuteur à disposition en cas de doute ou d’incident.
Optimiser le pilotage de votre trésorerie pour une meilleure gestion de votre cabinet dentaire
Une gestion de trésorerie approximative est susceptible de vous mettre en difficulté et donc de limiter votre productivité. Pour éviter de vous retrouver dans une situation financière difficile, le mieux reste de suivre vos finances de près, soit à l’aide d’Excel ou bien en optant pour un logiciel dédié.
À titre d’exemple, si vous devez effectuer un investissement majeur, ayez le réflexe de le mettre face à différentes prévisions de trésorerie plus ou moins optimistes. Ainsi, vous pourrez juger si le moment est propice à un tel achat, ou s’il convient de le remettre à plus tard. En alliant prudence et anticipation, vous pourrez garder l’esprit tranquille et minimiser vos besoins en fonds de roulement.
Gagner en productivité demande du temps, et surtout un plan d’action précis sur lequel vous appuyer. Les différentes options parcourues dans cet article devraient vous permettre d’y voir plus clair. En revanche, ne vous lancez pas tête baissée sans avoir défini un plan d’action au préalable. Prenez le temps nécessaire pour réfléchir à la direction que vous souhaitez donner à votre cabinet, puis agissez en conséquence. Vous éviterez ainsi de naviguer à l’aveugle.
Nous proposons un logiciel de gestion 100 % en ligne, Weclever Dental Ex-Ecoodentist, spécialisé pour les cabinets et cliniques dentaires. Performant et intuitif, il a été conçu pour vous aider au quotidien dans le pilotage de votre activité. Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à contacter nos experts !
Réservez votre démo en cliquant ici !
Téléchargez votre livre blanc 👉 5 questions cruciales pour supprimer 20h/semaine d’administratif au cabinet dentaire : cliquez ici !