Logiciel de gestion pour cabinet dentaire : 5 critères pour bien choisir

28/10/2020Logiciel dentaire

C’est décidé : vous allez vous équiper d’un nouveau logiciel de gestion pour cabinet dentaire. Qu’il s’agisse d’une première acquisition ou d’une migration, les bénéfices potentiels sont nombreux. Mais attention : cette démarche demande réflexion et prise de recul pour être menée de façon optimale. Nous vous proposons ici de passer en revue les principaux critères à prendre en considération pour bien choisir votre solution.

 

Définir les fonctionnalités d’un logiciel pour cabinet dentaire

Le pilotage des rendez-vous

 

Gestion des rendez-vous

Une des fonctionnalités indispensables d’un logiciel de gestion de cabinet dentaire n’est autre que l’agenda centralisé. Finis les tableaux débordants de lignes, dites bonjour au calendrier numérique personnalisable et ajustée en temps réel.
Cette amélioration peut considérablement améliorer l’organisation de votre emploi du temps (aussi bien à vous qu’à votre secrétaire). Si vous partagez vos locaux avec des confrères, l’idéal est de vous équiper d’un agenda multi praticiens, voire multisalles, pour une meilleure flexibilité.

La gestion des règlements et des relances

La possibilité de garder une vision globale sur l’état des différents paiements (à venir ou réalisés) est un point fort présent dans un logiciel de gestion pour cabinet dentaire. De cette manière, vous pouvez suivre chaque règlement de façon individuelle, et planifier des relances automatiques à partir d’un certain délai.

 

La possibilité de planifier des rappels de rendez-vous

Les oublis ou retards aux rendez-vous ne sont pas rares, et leur impact sur le bon déroulement de votre journée peut vite devenir bloquant (aussi bien pour vous que pour les autres patients devant attendre plus longtemps que prévu). Une bonne manière de réduire cette difficulté est d’envoyer des rappels personnalisés et automatisés à vos patients quelques jours avant la consultation, par email ou SMS. Privilégiez donc les outils équipés d’un tel système.

 

L’interconnexion avec les systèmes d’imagerie

Avec un système de ce type, vous pouvez directement consulter les radios ou vidéos dont vous avez besoin, sans être contraint de changer d’environnement. L’automatisation de l’envoi des nouvelles images est également d’une grande aide et vous fera gagner du temps au quotidien.

 

Identifier les prérequis : flexibilité… mais aussi sécurité !

Le logiciel que vous allez choisir doit également proposer un fonctionnement agile. Logiciel de gestion pour cabinet dentaireAujourd’hui, l’essor du “Cloud” a provoqué l’apparition de nombreux logiciels 100 % SaaS. Ces derniers sont particulièrement intéressants, puisque vous n’avez pas à les installer ni à les mettre à jour : une connexion Internet suffit pour y accéder depuis n’importe quelle machine !
En parlant d’appareils, une solution compatible avec les smartphones et tablettes (sans oublier les différents systèmes d’exploitation tels que Windows et
Mac OS) constitue un vrai plus au niveau de la flexibilité : vous pourrez y accéder partout et tout le temps.


Attention toutefois à ne pas négliger l’aspect sécuritaire : les données personnelles de vos patients notamment  sont précieuses, et garantir leur intégrité doit être une priorité absolue. Si l’on part du principe que vous optez pour une solution Cloud, l’ensemble des données relatives à votre activité est stocké au sein d’un data center externe. C’est un sérieux
avantage  si vous avez la garantie que le  serveur de stockage est suffisamment sécurisé (par exemple les serveurs de l’ASIP Santé ou de sociétés spécialisées).
Assurez-vous également que votre futur outil ait une forte capacité de résilience en cas de problème informatique : sauvegardes à intervalles réguliers, système de restauration…

 

Logiciel pour cabinet dentaire : quel budget définir ?

Il existe de nombreuses solutions sur le marché, et les variations de prix sont parfois importantes d’un prestataire à l’autre. Sur ce sujet moins qu’un autre, pas de réponse toute faite.

 

  • En premier lieu, il convient de faire un point sur l’état de votre trésorerie : encaissements, décaissements, BFR, prévisions sur 3, 6 ou encore 12 mois… Selon la solidité de vos finances, vous pourrez vous permettre plus ou moins de marge pour votre investissement.
  • Dans un second temps, attardez-vous sur les fonctionnalités proposées par les logiciels ayant retenu votre attention. Certains d’entre eux vous semblent peut-être idéaux à première vue, mais peuvent comporter des modules spécifiques non pertinents pour votre cabinet… Modules que vous paierez souvent au prix fort !
  • N’oubliez pas de prendre en considération les éventuels coûts additionnels : déploiement de l’outil, mises à jour payantes, ou encore maintenance informatique. Même s’ils peuvent sembler anecdotiques à première vue, ils n’en restent pas moins une source de dépenses supplémentaires.
  • Enfin, sachez que la plupart des éditeurs proposent aujourd’hui une démonstration voire une période d’essai gratuite pour leurs solutions. Grâce à ce système, vous pouvez déjà obtenir un premier aperçu du fonctionnement de l’outil sans devoir vous engager financièrement.

 

S’assurer de la facilité de déploiement et d’utilisation

Commencez par vous assurer que le processus d’installation de l’outil est suffisamment intuitif si vous devez le réaliser vous-même. S’il requiert des compétences plus poussées, assurez-vous que votre partenaire soit en mesure de le réaliser, et le cas échéant, dans quel cadre (prestation prévue dans le contrat, extra…)

Utilisation d'un logiciel dentaire

Le plus important reste la simplicité d’usage au quotidien : un tel outil doit vous faire gagner du temps, pas vous compliquer la vie !

Si vous optez pour une solution comprenant des fonctionnalités avancées, demandez à bénéficier d’une formation pour éviter de perdre du temps lors de vos premiers mois d’utilisation.

Une fois que votre logiciel est opérationnel, les mises à jour déployées régulièrement ne doivent pas venir entraver votre productivité et se faire automatiquement. Si tel n’est pas le cas, vous risquez de faire face à des complications au moment de l’installation. Et vous ou votre assistant(e) allez perdre un temps précieux.

 

Se renseigner sur la qualité du support proposé 

Le dernier point à prendre en considération durant vos recherches est celui de l’accompagnement. Un problème survient et vous ne savez pas comment le régler ? Vous allez devoir faire appel à votre prestataire. Si ce dernier ne propose pas de service client, il y a fort à parier pour que vous vous retrouviez empêtré dans les ennuis techniques.
Nous vous conseillons donc vous projeter sur le long terme et de privilégier une entreprise avec laquelle vous pourrez nouer une relation de confiance.

 

Vous voici maintenant armé pour prendre une décision réfléchie et maximiser les bénéfices de votre investissement. C’est à vous de jouer ! Si vous êtes à la recherche d’un logiciel remplissant les critères vus plus haut, notre logiciel e.cooDentist pourrait vous intéresser. N’hésitez pas à contacter nos équipes pour plus d’informations.

Inscrivez-vous à notre newsletter